an email cover letter british council

British Council India

How to write the perfect cover letter, by miraclyn rubavathi, 19 october 2021 - 5:30pm.

What is a cover letter?

A cover letter also referred to as a covering letter or an application letter is an important document most organisations ask for along with a job application. It helps boost your resume which by itself might not be sufficient for a recruiter to get to know you. 

Although not all recruiters demand a cover letter, including a cover letter along with your resume is good practice, as many recruiters go through cover letters to shortlist candidates for the interview. A well-written cover letter can create a good first impression and make you stand out from other applicants.

What is difference between a cover letter and a resume?

Your resume is not your cover letter. Consider a resume like a menu in a restaurant. A menu provides a list of all the items available in the restaurant. Similarly, a resume is a list of your work-related skill sets and experience. A resume focuses on facts like your educational qualifications, work experience, skills, achievements, etc. However, a cover letter focuses on the job that you’re applying for and how you fit in that role. It is a chance for you to explain to the recruiters how you can use your professional skills and experience to excel in the new role that you’re applying for. 

What is the purpose of a cover letter?

Not only does a cover letter give more insights about you to the hiring manager but it is also a vital element in getting you the interview. Most job seekers spend a lot of time perfecting their resume but don’t put so much thought into writing a proper cover letter.  It’s important that the cover letter includes information about why you are suitable for that specific role, which helps show the recruiter that you have put some thought into the job application. 

What should be included in a cover letter?

There are several key components in a cover letter, mentioned below. It may seem like a very time-consuming process to write a cover letter but it is essential and your letter must be specific to every job that you apply for, as it shows how serious you are about the job you’re applying for. 

• Name, address, contact information and date
• Opening statement
• Your knowledge of the company and the position you’re applying for and your interest in working for this particular company
• Your background
• Your professional skills and experience that matches the job description along with examples
• Highlighting why you’re the right fit for the job

Here’s a sample cover letter.

How should you write a cover letter?

Writing a cover letter only involves a few simple steps. If you know how to write them yourself, you can showcase your unique skills and experience to the recruiter which increases your chances of you getting hired. 

A cover letter, like all other formal documents, has three parts, a beginning, a middle and an end. Let’s look at what goes into each of these parts and what kind of phrases to use when writing one.

In the past, cover letters were sent through post or submitted in person. Hence, they included addresses. However, nowadays as cover letters are submitted through an online job portal or via emails, physical addresses are no longer necessary. So, you can skip the address if you are sending your letter electronically.

Starting to write a cover letter can be very intimidating especially if you’ve never done it before. All you need to do is try and be authentic and original. Here are some tips on what to say, how to say and how not to say it in your cover letter along with example phrases:

Nowadays, companies are not just looking for people with skills, they also want someone whose values align with theirs. You can bring in your personality to the letter by talking about your passion, beliefs, values, and ethics. It’s also a great opportunity to show them how hiring you would be mutually beneficial for both parties. 

Do your research by going through the job description, roles and responsibilities, code of conduct and any other information you can get hold of about the organisation, either from their website, mutual friends who work there or by checking with the HR manager.

You can also use bullet points or numbers in this section to highlight your achievements.

The end or the closing consists of three parts: call-to-action, thanking the reader, and signing off. The end is also an important part of the cover letter as sometimes inappropriate endings can throw people off. Make sure you’re polite and respectful even when you end your letter.

How long should your cover letter be?

Ideally a cover letter is a one-page document. You don’t need to write pages about all your skills and experience, as these details are already in your resume. So, don’t write an essay; keep it short, organise it into paragraphs and highlight how you are the best candidate for the job. 

Things to check before sending your letter

Remember, your cover letter is a fairly formal document. So, don’t use informal words, phrases, expressions or contractions like I’m, I’ve. Instead, use the full form: I am, I have. However, some companies are fine with semi-formal or neutral style and if you are sure, you can shift your tone to adapt to the organisation’s style. However, you shouldn’t write very informally. 

• Errors Spelling errors, grammatical errors and typographical errors don’t make a good first impression. If you’re careless in your writing, there's a good chance that your hiring manager will think you do not have good communication skills or you make mistakes often. It also shows that you didn't proofread your document, which in turn shows how little of an effort you’ve put into writing and sending the letter. So, do proofread before sending your letter. It might be hard for us to proofread our own writing; we might miss out on checking or editing important details. Hence, it’s also good to use online tools or have a friend read it for you.

Dos and Don’ts

Let’s quickly recap a few important things to do and not to do in a cover letter.

It’s your turn

Yes, now it’s your turn to write your own cover letter. If you’re a job seeker, this is a good time to start practising writing cover letters by yourself. Even if you aren’t looking for a job at the moment, you can think of your dream job you and draft a letter for it. It will help you understand the position better, realise where you stand and help you improve your writing skills.

• Learn how to write a cover letter or email to respond to a job advert.
• For School students applying for an internship or voluntary work - Easy tips from British Council Teens to write a cover letter.

• Teaching adults
• Lesson plans
• Intermediate B1

Email writing

This lesson plan for teachers of teenagers and adults at intermediate level and above explores the theme of writing emails. Students will learn the rules of writing emails and will compose and send an email. 

The main focus of this lesson will be on writing semi-formal emails, and the students will send an email to a tourist information centre of their choice using the rules they will have studied in the first half of the lesson. I have done this lesson several times myself and although not all of the students received replies from the information centres they emailed, most of them did, which in itself gave them much satisfaction.  

The lesson is suitable for intermediate students and above, although if simplified could be adapted for use with lower levels.

Writing emails

Intermediate and above

• To teach or revise the rules of writing emails in English by studying the differences between formal letters, and informal and semi-formal email

Lesson plan:  guide for teacher on procedure.

Download lesson plan 75k pdf

Worksheets: can be printed out for use in class.

Download worksheet 131k pdf

Copyright - please read

All the materials on these pages are free for you to download and copy for educational use only. You may not redistribute, sell or place these materials on any other web site without written permission from the BBC and British Council. If you have any questions about the use of these materials please email us at: [email protected]

Research and insight

Browse fascinating case studies, research papers, publications and books by researchers and ELT experts from around the world.

See our publications, research and insight

Main navigation

Learning english, cover letter, how difficult was this activity.

Learn some of the formal language you'll need when you apply for a job

Try these activities next

More definitions

Practise using different forms of the same word

Science fiction

Formal and informal writing

Sample cover letter for Full Time position at British Council

English language assistant, got the job yes.

As a graduating senior in American University’s School of International Service, I have developed a focus on gender and development. Since I have a keen interest in the Global Fund for Women and completely support its mission to advance women’s human rights, I am applying for the Development Fellow for Individual Giving position posted on your Web site. During my internship at the Central American Resource Center in Washington, DC, I gained experience working in the development office of a nonprofit. Interning in the fast-paced work environment strengthened my organizational skills and my ability to manage several tasks simultaneously. I completed an extensive investigation of potential public and private funders to the organization through phone calls and internet research. After determining whether or not our organization met the funder’s criteria, I wrote letters of inquiry to obtain their support. In completing these tasks I developed strong professional written communication skills while working to meet deadlines. I gained additional experience in international issues during my recent internship at Amnesty International’s Women’s Human Rights Program. I created five fact sheets, compiled 50 articles for a monthly on-line bulletin seen by 600 subscribers, and composed ten sample letters for the on-line action network. I also fielded calls and responded to emails from a diverse group of Amnesty members who requested information about the Women’s Human Rights Program.

British Council España

• Login portal
• Show search Buscar Buscar Close search

La cover letter perfecta (o cómo hacer una carta de presentación en inglés)

Por cath mclellan, 30 abril 2021 - 10:45.

Se suele decir que buscar trabajo constituye un trabajo a tiempo completo, y es cierto que puede dar esa impresión. Independientemente de qué opines al respecto, la competencia en el mercado laboral puede ser realmente feroz, especialmente en la situación actual, e incluso conseguir una entrevista resulta con frecuencia muy complicado. En este proceso, la carta de presentación o de motivación (en inglés, “ covering / motivation letter ”) es fundamental , ya que puede llevar tu solicitud a lo más alto del montón, y por ello en esta entrada vamos a ofrecerte cinco consejos básicos para escribir una buena covering letter en inglés.

Consejo nº 1: sé cordial, pero profesional.

Alcanzar el equilibrio para mostrarse amistoso sin parecer poco profesional puede ser delicado. Tu carta de presentación debería reflejar hasta cierto punto tu personalidad, por lo que tendrías que evitar mostrarte demasiado formal (dependiendo del puesto o de la empresa), pero igualmente tienes que tratar de que no parezca un correo electrónico que le envías a un amigo. 

Piensa en cómo vas a iniciar la carta. Siempre es mejor si conoces el nombre de quien se encarga de la selección de personal, porque así puedes dirigirte a él o ella directamente. En caso contrario, puedes empezar con “ Dear Sir/ Madam ”, en un tono formal, “ To the hiring manager ” o “ To the head of the [marketing] department ”. A continuación debes indicar por qué le escribes, y dejar claro a qué puesto aspiras (especialmente si la empresa ha publicado varias ofertas). Demuestra tu entusiasmo e interés de principio a fin. ¡Y sé positivo desde las primeras líneas!

Consejo nº 2: busca información sobre la empresa.

Recuerda que quienes puedan leer tu carta de presentación ya trabajan en la empresa, la conocen bien y (esperemos) están contentos de trabajar en ella, así que querrán averiguar qué motivos tienes para querer unirte a ellos. Por eso, es importante que dediques un tiempo a ampliar lo que sabes de esa organización. Además, esta preparación te vendrá de perlas si consigues llegar a la siguiente fase: la entrevista . Conocer algunos datos elementales sobre esa compañía (a qué se dedica, qué tamaño tiene, qué productos o servicios ofrece, cuáles son sus valores…) puede ayudarte, por una parte, a decidir si es el tipo de empresa en el que deseas trabajar, y por otra a escribir una carta de motivación más convincente. Sé sincero en ella, y si tienes algún interés especial por esa empresa, comunícalo. Si lo que te atrae es más el puesto en sí, céntrate en él.

Consejo nº 3: ajusta tu carta al puesto de trabajo. 

Una carta de presentación o motivación no debería ocupar más de una página, de modo que es esencial que no te alargues innecesariamente y que vayas al grano. En tu CV ya habrás incluido la información sobre tu experiencia laboral y los títulos que has obtenido, por lo cual no es necesario enumerarlos de nuevo en la carta. Lo que sí debes hacer es pensar en la formación, cualificación y experiencia que posees y que son relevantes para ese puesto concreto, con el fin de destacarlas en la carta. Lee detenidamente la descripción del empleo y las especificaciones relativas al tipo de persona que buscan, subrayando las palabras clave que han utilizado. ¿En qué medida se corresponden tus conocimientos o tu experiencia con esas palabras? Es muy probable que los encargados de la selección lean tu carta bastante deprisa, así que ¡facilítales la tarea señalando claramente cómo encajas con el puesto ofertado!  

Si te sientes incómodo hablando bien de ti mismo (es algo que no le sale de forma natural a todo el mundo), puede que te cueste “vender” tus virtudes por escrito, pero trata de pensar en ello como una explicación a alguien que desea saber por qué la experiencia y las capacidades que has ido desarrollando te convierten en un buen candidato. También podrías preguntarle a algún amigo o compañero de trabajo cómo te describiría personal y profesionalmente. 

Aunque tu experiencia previa no sea del todo relevante, puedes decir cosas como “My last job involved working in small teams, which is something I enjoy and am good at” (“Mi último empleo conllevaba trabajar en equipos reducidos, que es algo con lo que disfruto y se me da bien”), si el puesto implica trabajar en equipo, o “In my last job I often had to find solutions to customer complaints, which improved my negotiation and listening skills” (“En mi último empleo solía tener que buscar solución a las quejas de los clientes, lo que mejoró mi capacidad de negociación y de escucha”), si estas se encuentran entre las habilidades solicitadas. Lo importante aquí es ser específico y mencionar ejemplos concretos, teniendo muy presente la descripción del empleo y que cada una de las frases que escribas en tu carta de presentación cuenta.

Asimismo, debes asegurarte de incluir todo lo que la empresa solicita en el anuncio: por ejemplo, si piden que digas por qué eres un buen candidato para el puesto, o que detalles los paquetes de programas que utilizas, comprueba que te has referido a todo ello explícitamente en la carta. 

Consejo nº 4: verifica que todo esté correctamente escrito.

Si estás redactando la carta en inglés, no olvides revisarla muy atentamente (¡especialmente si el puesto implica el uso diario de esta lengua!). Una buena carta de presentación, pero con errores ortográficos o gramaticales, puede parecer poco profesional. Utiliza un corrector de textos o pídele a un nativo (o a tu profesor de inglés) que te la revise. Tal y como vimos en otra entrada de nuestro blog, es importante conocer y seguir las convenciones de las cartas formales en inglés .

Consejo nº 5: pon el broche de oro.

Para terminar, despídete igualmente de forma cordial y profesional. Sé conciso y formal, pero también amable.

Frases útiles:

Por último, si quieres que tu carta de motivación o presentación quede “redonda”, además de seguir los consejos anteriores deberías prestar atención para no caer en los siguientes errores:

1. Tópicos y palabras de moda.

Aunque la oferta de empleo esté plagada de palabras de moda en la jerga empresarial , evita utilizarlas en exceso en tu carta. Asegúrate de que lo que escribas se entienda y sea coherente, y cita ejemplos claros. No basta con comentar “I’m a great team player who likes to push the envelope” (“Trabajo bien en equipo y me encanta romper moldes”), sin aportar prueba alguna que respalde lo que afirmas, porque así no convencerás ni impresionarás a los técnicos de selección.

2. Decir por qué el puesto te viene bien.

Muchos alumnos me han pedido que les lea su carta de presentación, en la que han aludido a lo que esperan “sacar” del puesto, como por ejemplo: “This job will help me get the experience I need to advance my career in engineering” (“Este trabajo me ayudará a adquirir la experiencia que necesito para avanzar en mi carrera como ingeniero”). Aunque no hay nada malo en pensarlo, lo que debes resaltar en tu carta es lo que TÚ puedes ofrecer a la empresa, no al revés.

3. Incluir información irrelevante.

Tu pasión por la flauta travesera o por estar al día de las últimas tendencias en salud y bienestar puede ser interesante, pero si no guarda una relación directa con el empleo que estás solicitando, más vale dejarla fuera. Haz que cada frase de las que conformen tu carta te reafirme como un excelente candidato para el puesto.

Con estos consejos deberías sentirte más seguro a la hora de escribir una magnífica carta de presentación o motivación en inglés. ¡No lo olvides: lee cuidadosamente la descripción del puesto; sé breve e incluye solo aquello que sea relevante; evita la jerga innecesaria y ayuda al responsable de selección a ver enseguida por qué eres el candidato ideal para el puesto! ¡Buena suerte!

También te puede interesar

• Cómo ser educado en inglés
• El verbo “to get” en inglés